Bij het reserveren van een kamer wordt er in feite een overeenkomst afgesloten tussen de klant en de hoteluitbater. De klant heeft dus tijdens de gereserveerde periode recht op deze kamer. Aangezien het verhuren van kamers moet zorgen voor de nodige inkomsten worden er voorwaarden gesteld aan deze overeenkomst: de zogenaamde annuleringsvoorwaarden, net zoals dit gebeurt bij het reserveren van een ‘grote’ vakantie in het buitenland.

Vaak wordt bij het reserveren van vakanties naar het buitenland een annuleringsverzekering afgesloten zodat er geen onvoorziene kosten optreden wanneer er zich iets voordoet zoals ziekte of een sterfgeval. Hetzelfde kan men doen voor de vakanties in het binnenland zodat u ook dan geen onvoorziene kosten hoeft te hebben. Het is voor de uitbater niet aangenaam om een kamer geannuleerd te krijgen ook al wil men op een ander tijdstip deze kamer omzetten.

De oorspronkelijke reservering levert namelijk niets meer op en vaak heeft men andere mensen moeten teleurstellen die op hetzelfde moment wilden reserveren. Annuleren zonder kosten kan enkel wanneer er voldoende op voorhand wordt geannuleerd of wanneer u beroep kan doen op uw annuleringsverzekering.